Bagaimana Aturan Kertas Akta Notaris dan Pengamanannya

Kenotariatan.com - Akta Notaris selama ini dibuat di atas kertas pada umumnya yang dijual bebas di pasar.

Seharusnya untuk menghindari pemalsuan atau tindakan hukum lainnya yang dapat merugikan Notaris dan masyarakat, agar akta Notaris dibuat dengan kertas khusus (security printing) yang di dalamnya (tiap lembar) memuat lambang negara (burung Garuda) dan lambang organisasi Jabatan Notaris (seperti Ikatan Notaris Indonesia/INI) dan Barcode nama notaries yang bersangkutan.

Pengadaan kertas khusus ini dilakukan oleh organisasi jabatan Notaris (INI), bukan/tidak oleh pihak swasta (kecuali untuk pencetakannya) atau bukan/tidak bekerjasama dengan pihak lain.

Jika hal ini dapat dilakukan oleh organisasi jabatan Notaris (INI) dan wajib dibeli/dipakai oleh para Notaris, sudah tentu hasilnya akan menjadi sumber dana yang sangat besar untuk mengelola organisasi.

Karena akta Notaris berfungsi sebagai alat bukti, maka setidaknya material yang dipakai untuk menerakan tulisan tersebut haruslah memenuhi beberapa persyaratan, diantaranya :

a. Ketahanan akan jenis material yang dipergunakan

Hal ini berkaitan dengan (diantaranya) kewajiban bagi Notaris untuk membuat minuta akta dan menyimpan minuta akta yang dibuatnya.  Pasal 28 ayat 3 Notariswet di Nederland telah mensyaratkan jenis kertas tertentu untuk pembuatan akta yang digunakan oleh para Notaris. Dengan demikian kertas dianggap memenuhi syarat material untuk daya tahan penyimpanan arsip.

b. Ketahanan terhadap pemalsuan

Perubahan yang dilakukan terhadap tulisan di atas kertas dapat diketahui dengan kasat mata atau dengan menggunakan cara yang sederhana. Ini berarti bahwa para pihak akan terjamin apabila perbuatan hukum diantara mereka telah dilakukan dengan akta yang menggunakan jenis kertas tertentu.

c. Originalitas

Untuk mniuta akta hanya ada satu akta aslinya, kecuali untuk akta yang dibuat in originali dibuat dalam beberapa rangkap yang semuanya asli.

d. Publisitas

Untuk hal-hal tertentu pihak ketiga yang berkepentingan dapat dengan mudah melihat akta asli atau minta salinan daripadanya.

e. Dapat segera atau mudah dilihat (waarneembaarheid)

Data yang terdapat pada kertas dapat dengan segera dilihat tanpa diperlukan tindakan lainnya untuk dapat melihatnya.

f. Mudah dipindahkan

Kertas dan sejenisnya dapat dengan mudah dipindahkan.

(R.E. van Esch, Elektronische Rechtshandelingen,   dalam De Notaries en et Elektronisch Rechtsverkeer, Koninkelike Vermande, Lelystad/KNB, s’Gravemhage, 1996, hal 46 – 48   dalam Herlien Budiono, Akte Notaris Melalui Media Elektronik, Ugrading – Refreshing Course Ikatan Notaris Indonesia, Bandung, 22 - 25 Januari 2003**,** hal. 5- 6).